Spacelocator er en annonceplatform for udlejere af erhvervslokaler og kontorpladser. Platformen er dannet for at skabe gennemskuelighed på markedet for erhvervslejemål, og for at være en enkel, lettilgængelig og prisvenlig løsning til at skabe et godt match mellem lejere og udlejere.
“Vi prøver at gå til markedet med en anden tilgang. Udgangspunktet er lav pris og høj volumen, så vores arbejdsfokus skal være på salget, og der skal ikke bruges for meget energi på det administrative arbejde.”
“For at kunne levere en god ydelse og service handler det om at sikre, at vores backend er integreret og optimeret bedst muligt, så vi skal bruge så lidt tid som muligt på administration i forskellige systemer.”
For udlejere er det en annonce-platform, der abonneres på. Servicen skal være skarp og prisen presset i bund, så det har været vigtigt at opbygge et effektivt at abonnements-setup, der samtidig er tilegnet erhvervskundernes specifikke behov.
“Det er vigtigt for os, at vi kan gøre det så nemt for vores kunder som overhovedet muligt. Nogle har politikker om, at alt skal betales med faktura. For andre skal det være EAN eller kreditkort. Vi vil ikke være begrænset af, hvilke betalingsmetoder vi kan tage imod.”
“Samtidig skal vi kunne holde styr på, hvor langt betalingen er. Normalt ville det skabe en del administration, for man skal holde styr på, at fakturaen er bogført og sendt til kunden, og om der er modtaget penge. Når betalingen modtages, skal man dertil skal man sikre, at det er registreret i begge platforme, at kunden har betalt. Alt dette klarer setuppet automatisk for os.”
Alle betalingsfunktioner leveres igennem abonnements-platformen Billwerk+ (Reepay). Igennem IEX overføres abonnementsfornyelsen til regnskabet i Visma e-conomic. IEX sørger for, at fakturaen håndteres ud fra betalingsstadiet i Billwerk+ (Reepay). Er abonnementet for eksempel betalt med kort, registreres fakturaen som betalt i regnskabet.
Har kunden derimod valgt fakturabetaling udsendes en ubetalt faktura automatisk fra Visma e-conomic med det tilsvarende fakturalayout. Når der registreres en giro-indbetaling eller bankoverførsel på denne faktura, registreres abonnementet som betalt i Billwerk+ (Reepay), som Spacelocator-platformen retter sig efter.
På den måde kører både abonnementsbetaling og bogføring i regnskabet helt automatisk.
Den helt rigtige vinkel på opgaven
Den automatiske er løsning er bygget på en sammensætning af funktionaliteter i henholdsvis abonnementssystemet Billwerk+ (Reepay), regnskabet i Visma e-conomic og IEX som integrationspartner.
“Det har været et bevidst valg at outsource arbejdet, og det er enormt vigtigt at vælge de rigtige systemer. Vores tilgang er at bruge virksomheder og personer, hvor de er bedst. Vi har inddraget de personer, der har overblikket, og den helt rigtige vinkel på opgaven.”
Med de rigtige finjusteringer har det været muligt at opnå det optimale setup i denne konstellation af systemer, uden at det har krævet special-udvikling for at opnå Spacelocators specifikke behov.
“For at eliminere fejl og mangler og for at kunne bruge vores energi på selve forretningen, har vi så vidt muligt fjernet manuelle processer i administrationen. Det vigtigt med klare procedurer, der er begrænset til få systemer. Det var rart at finde nogle systemer, der kunne håndtere det hele, og der undervejs i processen kom løsningsforslag til de problemstillinger, vi løb ind i. Det giver et godt skub til projektet at få kvalificerede inputs fra de mennesker, der kender systemerne ud og ind.”
