For Lars Thomsen, indehaver af Click’n Tile, er det en selvfølge, at administrationen ikke må stjæle for meget af hans tid.
“Kunden ønsker ikke at betale mere for varen, bare fordi du ikke har styr på dine systemer.”
Fokus bør ligge på det arbejde, der tilfører en direkte værdi til produktet, kunderne køber af ham.
“Når du lægger fliser i kurven, så køber du selvfølgelig først og fremmest nogle fede fliser, men du køber også et nyt koncept og en fed måde at skifte fliser på. Omkostningerne for min administration er ikke det produkt, de lægger i kurven, så jeg vil hellere bruge min energi på noget, der tilfører en værdi til selve produktet, de betaler for.”
Derfor skal bogførings-procedurerne holdes simple, og så vidt muligt passe sig selv. Her sørger integrationen fra IEX for, at al købsdata fra webshoppen automatisk overføres til regnskabet, hvor det håndteres automatisk. Der oprettes og bogføres fakturaer, og der tages højde for alle variationer, heriblandt forskellige regler for håndtering af B2C- og B2B-kunder, differentieret moms til EU-lande (OSS), sprogvariationer på fakturalayouts med mere. Alt sammen er procedurer, der normalt tager tid at behandle manuelt.
“Sidst på dagen, kan jeg blot læne mig tilbage og kigge på det arbejde, der har passet sig selv. Det bedste er, at jeg kan være sikker på, at det hele er korrekt.”
Hellere en fejl-notifikation end en fejl-indberetning
“I starten havde jeg det bedst med selv at gennemgå ordren i regnskabet og danne fakturaen. Det er jo grundlaget for, hvad man indberetter, så man skal kunne stole på det, men det gik op for mig, at alle mine egne ‘tjeks’ var indbygget i platformen som sikkerhedsmekanismer.”
Platformen sikrer, at webshop-ordren ikke kan oprettes flere gange i regnskabet. Det samme sker med kunder og produkter, hvor der tjekkes på, om de eksisterer i regnskabet i forvejen, så der ikke opstår rod ved dobbeltoprettelser.
Momsen og rabatterne, der beregnes i regnskabet, valideres op imod tallene fra webshoppen og regnskabet. Hvis der opstår en difference, bogføres fakturaen ikke – der kan selvfølgelig sættes en tolerance.
For Lars Thomsen er notifikationssystemet et vigtigt værktøj, han kan stole på i sit daglige workflow.
“Jeg får en fejlrapport, hvis der er fakturaer, der ikke kunne køres automatisk. Der kan nogle gange opstå differencer i moms på transport, og så kan jeg hurtigt få mig et overblik over, hvad der skal rettes i webshoppen. Ellers kan jeg altid lave et tilpasset udtræk, hvis jeg skal danne mig et overblik."
Meget mere automatik end forventet
“Man står jo og har mange bolde i luften, så jeg startede med at få løst de opgaver, jeg vidste, kunne automatiseres. Ved en gennemgang gjorde IEX mig opmærksom på, at integrationen kunne gå hele vejen ud og sætte de sidste klik, jeg alligevel brugte en smule tid på.”
“Jeg synes, det er super vigtigt, at man nogle gange stopper op og spørger sig selv: Er det her en opgave, der styrker min forretning og det produkt, kunderne køber af mig? For det er på de opgaver, din tid er bedst givet ud.”
