Basic & More blev stiftet i 2021 med det formål at gøre en forskel og tage medansvar for den overflod af producerede varer, der er omkring os. Ved at opkøbe og sælge restpartier og overskudsvarer indenfor bolig og interiør, gør de sig umage for miljøet samtidig med, at du kan gøre dig en god handel.
Thomas Guldmann er COO hos Basic & More.
“Vi har haft et langt og godt samarbejde med IEX. IEX var gode til at lytte til vores ønsker og var med til at udvikle vores forretning og de behov, vi har undervejs”
Kravet til skalerbarheden var et must
"IEX varetager al vores data mellem it-systemer. For vores vedkommende er det mellem vores økonomisystem og vores salgssystemer."
Når Basic & More har en ny forretning i støbeskeen, inddrages IEX i processen, når det nye system skal inkorporeres i økosystemet. Dette skaber en let proces, hvor Basic & More kan uddelegere opgaven til IEX uden at skulle bruge ressourcer på at sætte sig ind i eller overdrage opgaven.
Basic & More stiller høje krav til deres samarbejdspartnere for at sikre at valget af systemer og udbydere ikke spænder ben, men derimod faciliterer forretningens skalerbarhed.
“Når der sker fejl og tekniske komplikationer, så er de på det og løser det. Det er noget af det vigtigste for mig.”
Sammenspil imellem webshop, butik og regnskab
Salget fra webshoppen håndteres i forskellige stadier. Først oprettes fakturaen til regnskabet for at reservere varen på lageret. Lagerantallet synkes fra Uniconta ud til alle systemer. Dette gør, at den samme vare ikke kan blive solgt i både butik og webshop på samme tid. Webshop-salget overføres igen, når varen er afsendt, og der skal bogføres i regnskabet. Dette understøtter arbejdsprocessen i webshoppen for et optimalt flow.
Håndteringen af ordrer filtreres ud fra ordrestadie, ordretype og ordretags
Salget i butikken går via Shopify POS. POS-salget bogføres med det samme i regnskabet, og håndteres derfor lidt anderledes end salg fra webshoppen. Her bruges et sæt af filtre til at styre, hvordan de forskellige typer ordrer – webshop-salg og butikssalg – skal håndteres i regnskabet ud fra forskellige regler.
Dertil har Basic & More også specifikke ordrer, som ikke skal håndteres via IEX. Disse filtreres væk ud fra et tag, der sættes på ordrerne i Shopify.
Via en stringent og systematisk tilgang til, hvordan der arbejdes med ordrer i Shopify, er det derfor muligt at opsætte regler for integrationen for at håndtere data forskeligt. Dette gør, at integrationen kan understøtte den kompleksitet, der skal til for at automatisere Basic & More’s workflows. På den måde skal medarbejderne ikke tilpasse deres administrere processer ud fra systemerne, men derimod tilpasses systemerne til deres administrative processer.
Lagerstyring på flere lagerlokationer
Basic and More benytter sig af forskellige lagerlokationer i regnskabet, som er koblet op til at spille sammen med lokationer i webshoppen.
Dette gør, at varen altid trækkes fra det korrekte lager. Afhængigt af, hvilken lokation webshoppen trækker fra, så af salg. En korrekt håndtering af lokation er afgørende ved håndtering af butikssalg, da det bliver solgt på en specifik lokation.
“Jeg kan varmt anbefale et samarbejde med IEX som partner på integrationer mellem it-systemer, hvor det for vores eget vedkommende er vores økonomisystem og vores salgssystemer.”
Meget mere automatik end forventet
Produkter fra regnskab til webshop
Basic & More opretter sine produkter i deres regnskab og håndtere således deres produkter fra Uniconta til Shopify.
Det er atypisk, at regnskabet er master for varerne, men det kan fungere, da Basic & More ikke anvender varianter i Uniconta, og derved kan det lade sig gøre.
Hvorfor er det atypisk at oprette produkter i regnskabet?
Integrationen kan automatisk flytte produkter fra din webshop til dit regnskab. På specifikke regnskabssystemer kan produkter flyttes fra regnskabet til webshoppen.
I langt de fleste tilfælde anbefaler vi, at produkter overføres fra webshop til regnskab.
Det er vigtigt at understrege, at alle produkter inklusiv eventuelle varianter bør have varenumre tildelt i webshoppen for, at de kan oprettes eller matches med et eksisterende produkt i regnskabet.
Regnskabet beskæftiger sig ikke med varianter, men produkter. Varianter er interessante for din eventuelle lagerstyring, der holder status med din lagerbeholdning.
Lagerstyring i regnskabet
Håndtering af lager er en funktionalitet, der tilbydes i specifikke regnskabssystemer. På nuværende tidspunktet understøtter IEX lagerstyring til Uniconta.
Lagerstyringen fungerer begge veje, hvilket betyder følgende:
Solgte varer i webshoppen trækker automatisk fra lageret i regnskabet
Ændringer på lagerantallet i regnskabet opdateres automatisk på varerne i webshoppen
Forskellen på Jobs og Webhooks?
Alt efter, hvilken webshop-platform du anvender, kan ordren hentes ind i IEX via to forskellige metoder: 1. Jobs og 2. Webhooks
1. Jobs er planlagte kørsler, der kører efter en fast tidsplan. Som udgangspunkt vil de altid være indstillet til at hente ordrer hvert 5. minut.
Det vil sige, at fra din ordre rammer et tilladt ordrestadie, kan der højest gå op til 5 minutter, inden den hentes af IEX, og derefter kan der gå yderligere op til et par minutter i behandlingstid, da hastigheden afhænger af systemet i den anden ende.
2. Webhooks er en funktionalitet i webshoppen, der automatisk sender ordrer, når der sker en ændring (eller nyoprettelse).
Derfra kan der gå op til et par minutter i behandlingstid alt afhængigt af systemet i den anden ende.
Hvor hurtigt, webhooks sender ordren, er afhængig af opsætningen i din webshop.
➡️ Hvornår overføres en ordre?
