I en travl hverdag, hvor tid er en værdifuld ressource, er det vigtigt, at din webshop og dit regnskabssystem arbejder problemfrit sammen. Med den rette integration kan du spare tid, undgå fejl og få et klart overblik over din forretning. Her får du praktiske tips og tricks til at få mest muligt ud af din integration.
1. Automatisér Overførslen af Ordrer
Med en fuldautomatisk integration som IEX kan du sikre, at dine webshop-ordrer automatisk overføres til dit regnskabssystem, når de når et bestemt stadie (f.eks. “Gennemført”). Dette sparer dig for manuelle indtastninger og reducerer risikoen for fejl.
2. Sæt Korrekte Ordrestadier
Det er vigtigt at definere, hvornår en ordre skal sendes fra webshoppen til regnskabet. Ved at vælge de rigtige ordrestadier (f.eks. “Betalt” eller “Afsendt”) kan du undgå, at ordrer overføres for tidligt eller for sent.
3. Fejlfinding i Loggen
Hvis en ordre ikke overføres korrekt, kan du bruge loggen i din IEX-integration til at identificere problemet. Typiske fejl inkluderer:
- “Order state not allowed” – Ordren er ikke i et stadie, der tillader overførsel.
- “Error in totals validation” – Der er en difference mellem ordretotalen i webshoppen og i regnskabet.
For at sikre korrekt produktmatch mellem webshop og regnskabssystem er det vigtigt, at alle produkter har unikke varenumre (SKU). Dette gør det lettere at synkronisere produktdata automatisk.
4. Brug Unikke Varenumre (SKU)
For at sikre korrekt produktmatch mellem webshop og regnskabssystem er det vigtigt, at alle produkter har unikke varenumre (SKU). Dette gør det lettere at synkronisere
produktdata automatisk.
5. Håndtér Moms Korrekt
Moms kan være en udfordring, især hvis du sælger internationalt. Ved at aktivere One Stop Shop (OSS) i din integration kan du sikre, at den korrekte momssats anvendes automatisk. Hvis du sælger både B2B og B2C, bør du også sikre, at momsberegningen er korrekt opsat for hver kundegruppe.
6. Tilpas Din Fakturaindstilling
For en gnidningsfri fakturering bør du:
- Sætte en standard fakturaskabelon.
- Bestemme, om fakturaer skal bogføres automatisk eller oprettes som kladde.
- Aktivere automatisk udsendelse af fakturaer via e-mail.
- Sikre, at kreditnotaer også håndteres korrekt for returneringer og
annulleringer.
7. Undgå Øredifferencer
Små afrundingsforskelle kan skabe problemer i regnskabet. IEX giver mulighed for automatisk at tilføje en øreafrundingslinje, der sikrer, at beløbene stemmer. Dette kan især være nyttigt, hvis du har mange transaktioner og ønsker en mere nøjagtig bogføring.
8. Opdater Lagerstatus Automatisk
Ved at synkronisere lagerbeholdningen mellem webshop og regnskabssystem kan du undgå at sælge varer, der ikke er på lager. Dette er især vigtigt, hvis du anvender et lagersystem som Rackbeat. Automatiseret lagerstyring hjælper også med at holde styr på varebevægelser og reducere risikoen for fejloptælling.
9. Brug Indløserintegration til at Holde Styr på Udbetalinger
Hvis din webshop anvender en betalingsindløser som Stripe, Mobilepay eller Nets, kan en integration mellem din indløser og regnskabssystem give dig et bedre overblik over dine udbetalinger. Udbetalingsrapporter kan automatisk indlæses i regnskabet, hvor gebyrer og indtægter registreres korrekt. Dette sikrer en smidig bogføring og nemmere afstemning af betalinger.
10. Planlæg Skalerbarhed
Hvis din forretning oplever store udsving i salget (f.eks. under Black Friday), kan du med IEX købe ekstra ordrer eller opgradere dit abonnement midlertidigt for at sikre, at systemet kan håndtere volumen.
Opsummering
En velfungerende integration mellem webshop og regnskabssystem er nøglen til en effektiv forretningsdrift. Ved at implementere disse tips og tricks kan du spare tid, minimere fejl og optimere din arbejdsgang. Har du brug for hjælp til opsætningen? Kontakt IEX support for at få det maksimale ud af din integration.
