I disse omskiftelige tider, hvor omkostningerne stiger til højre og venstre, er det helt fornuftigt at tage en vurdering af, hvad der er vigtigt og hvad der kan skæres fra.
I den sammenhæng bliver vi ofte spurgt til, hvordan vores integrationer opretter posteringer i e-conomic, og om der findes måder at spare på abonnementsprisen hos e-conomic.
Det korte svar er, at integrationen skaber præcis det samme antal posteringer, som hvis du selv håndterede salget i regnskabet.. Der er ikke forskel på tællingen af posteringer alt efter, om de indtastes manuelt, eller om det føres ind via en API-integration.
Det er derfor kun afhængigt af, hvordan du håndterer din bogføring i regnskabet.
Her kan svaret opsummeres til, at jo mere detaljeret, du ønsker at dokumentere transaktioner i dit regnskab, desto flere posteringer foretages der.
I denne artikel vil vi opstille en generel beskrivelse af, hvor mange posteringer oprettelsen af en faktura skaber afhængigt af, hvordan den behandles i regnskabet. Hertil vil vi komme ind på et par opmærksomhedspunkter, hvor man nedbringe antallet af posteringer.
Værd at vide om posteringer
Hvad skal du holde øje med?
En postering refererer til enhver transaktion, der registreret i regnskabet. Man foretager en postering, hver gang man opskriver eller nedskriver en konto.
Til et groft overblik, er der følgende, der har betydning:
- Posteringer på varegruppekonti
(din anvendelse af varegrupper) - Posteringer på kundekonti og transaktioner styret af betalingsbetingelser
- Posteringer til udligning af betalinger
(din metode til udligning af tilgodehavende) - Posteringer på momskonto
Eksempler på optælling af posteringer
Her er beskrevet de mest typiske scenarier igennem vores integration.
Oprettelse af faktura igennem IEX
- Der oprettes en faktura for hver ordre, så dokumentation for dit salg er oprettet i regnskabet
- Afhængig af metoden genererer det minimum 3 posteringer for hver ordre
- Betalingsbetingelsen bestemmer, i hvilket omfang integrationen er involveret i håndteringen af betalingen.
- Vær opmærksom på brugen af varegrupper. Der oprettes 1 postering for varegruppekonto, der anvendes.
| Oprettelse af faktura med betalingsbetingelse: Netto x dage | Minimum 3 posteringer pr. faktura |
|---|
| 1 postering for hver varegruppekonto, der anvendes |
| 1 postering på momskontoen |
| 1 postering til opskrivning på debitor-samlekonto (kundegruppen) |
| Evt. manuelt efterarbejde (udenom IEX) |
| 1 postering til nedskrivning af debitor samlekonto |
| 1 postering på banken |
| Oprettelse af faktura med betalingsbetingelse: Betalt kontant | Minimum 5 posteringer pr. faktura |
|---|
| 1 postering for hver varegruppekonto, der anvendes |
| 1 postering på momskontoen |
| 1 postering til opskrivning på debitor-samlekonto (kundegruppen) |
| 1 postering til nedskrivning af debitor-samlekonto |
| 1 postering til opskrivning af modkonto |
| Oprettelse af faktura med betalingsbetingelse: Kreditkort | Minimum 5 posteringer pr. faktura |
|---|
| 1 postering for hver varegruppekonto, der anvendes |
| 1 postering på momskontoen |
| 1 postering til opskrivning på debitor-samlekonto (kundegruppen) |
| 1 postering til nedskrivning af debitor-samlekonto |
| 1 postering til opskrivning på debitor-samlekonto (kundegruppen) |
| Oprettelse af faktura med betalingsbetingelse: Betalt kontant + Integration til indløser | Minimum 5 posteringer pr. faktura + 3 posteringer pr. udbetaling |
|---|
| 1 postering for hver varegruppekonto, der anvendes |
| 1 postering på momskontoen |
| 1 postering til opskrivning på debitor-samlekonto (kundegruppen) |
| 1 postering til nedskrivning af debitor-samlekonto |
| 1 postering til opskrivning af modkonto |
| 1 postering til nedskrivning af modkonto* |
| 1 postering til gebyrkonto* |
| 1 postering til banken* |
| *Ikke 1 postering pr. faktura, men 1 postering pr. udbetalingspulje. |
| Oprettelse af faktura med betalingsbetingelse: Kreditkort + Paymatch | Minimum 5 posteringer pr. faktura + 1 posteringer pr. faktura ved udbetaling + 2 posteringer pr. udbetaling |
|---|
| 1 postering for hver varegruppekonto, der anvendes |
| 1 postering på momskontoen |
| 1 postering til opskrivning på debitor-samlekonto (kundegruppen) |
| 1 postering til nedskrivning af debitor-samlekonto |
| 1 postering til opskrivning på debitor-samlekonto (kundegruppen) |
| 1 postering til nedskrivning af debitor-samlekonto |
| 1 postering til gebyrkonto* |
| 1 postering til opskrivning af banken/tilgodehavende konto* |
| *Ikke 1 postering pr. faktura, men 1 postering pr. udbetalingspulje. |
| Oprettelse af faktura med betalingsbetingelse: Netto x dage + Paymatch | Minimum 3 posteringer pr. faktura + 1 posteringer pr. faktura ved udbetaling + 2 posteringer pr. udbetaling |
|---|
| 1 postering for hver varegruppekonto, der anvendes |
| 1 postering på momskontoen |
| 1 postering til opskrivning på debitor-samlekonto (kundegruppen) |
| 1 postering til nedskrivning af debitor-samlekonto |
| 1 postering til gebyrkonto* |
| 1 postering til opskrivning af banken/tilgodehavende konto* |
| *Ikke 1 postering pr. faktura, men 1 postering pr. udbetalingspulje. |
Det er op til dig eller din bogholder at afgøre, hvordan bogføringen skal håndteres, og I har selv ansvaret for at få godkendt bogføringsmetoden af jeres revisor.
Gode råd:
Overvej din anvendelse af varegrupper nøje
Hvis der er to varer med forskellige varegrupper, vil der blive registreret to posteringer i regnskabet. Dette skyldes, at der bogføres til to separate konti, for eksempel en vare til konto 1010 og en anden til konto 1011.
Hver gang en varegruppe med en ny omsætningskonto anvendes på en faktura, genereres en ekstra postering. Antallet af posteringer afhænger således af, hvor mange forskellige omsætningskonti der benyttes for fakturaen.
For at reducere antallet af posteringer anbefales det derfor at samle omsætningskontiene under varegrupperne, så de bliver bogført til én samlet konto.
Overvej, hvordan du vil afstemme på kunden
Det laveste antal posteringer – der oprettes af integrationen – opnås ved at indstille en betalingsbetingelse med Netto x dage. Dette vil resultere i et minimum på 3 posteringer pr. faktura, genereret af IEX-platformen (afhængig af anvendelsen af varegrupper). Derudover vil der manuelt blive oprettet yderligere 2 posteringer, hvis betalingen udlignes på samlekontoen. Begrænsningen ved denne metode er, at kundeforholdet ikke indgår i regnskabet, hvilket betyder, at man ikke kan følge transaktionen på kundeniveau.
Hvis du ønsker at holde øje med transaktionerne for hver enkelt kunde og opnå større gennemsigtighed, vil det dog medføre flere posteringer. Derfor bør I i bogholderiet beslutte, hvilken metode der passer bedst til jeres virksomhed. Tag en vurdering baseret på dette, og overvej om det er værd at bruge de ekstra posteringer pr. ordre for at opnå øget gennemsigtighed.
Vi anbefaler altid, at man følger bogholderens eller revisorens anvisninger, når man arbejder med regnskabet. Vi fraråder at ændre bogføringsmetoden udelukkende med det formål at reducere antallet af posteringer, da ulemperne ved at begrænse overblikket over transaktioner ofte vil overstige besparelsen i abonnementsprisen.
Opsummering
I denne artikel har vi forsøgt at skabe overblik over, hvilke posteringer der skabes, når man opretter fakturaer via en integration fra IEX.
Det er afgørende at forstå, at integrationen spejler den manuelle proces, du ville følge, og antallet af posteringer afhænger af din valgte bogføringsmetode.
For at optimere og reducere antallet af posteringer i dit regnskab er det vigtigt at tage stilling til faktorer som varegrupper, betalingsbetingelser og udligning af betalinger. Ved at benytte færre varegrupper, vælge hensigtsmæssige betalingsbetingelser og omhyggeligt planlægge udligningen af betalinger kan du effektivt styre og forenkle din bogføring.
Husk, at valget af disse elementer ikke kun påvirker antallet af posteringer, men også nøjagtigheden og gennemsigtigheden i din regnskabsproces. Ved at træffe velovervejede beslutninger i forhold til disse faktorer kan du optimere din bogføring og sikre, at din virksomheds økonomiske processer kører så smidigt som muligt.
Begræns fejlposteringer og behovet for omposteringer
Vores integration er indrettet til at forhindre dobbeltoverførsler og validere totaler inden bogføring. Ved differencer kan du selv indstille, om differencen skal håndteres direkte på fakturaen eller om fakturaen blot skal oprettes som kladde. På den måde sikres din bogføring mod eventuelle fejlposteringer, der vil kræve flere posteringer til korrektion.
Relaterede artikler
Kan man pulje alt salg i én postering?
Ressourcer
e-conomic: Postering – hvad er en postering?
