I takt med at vi udvider vores regnskabs-integrationer til at understøtte finanskladde-integration, bliver vi ofte spurgt, hvilken metode der egner sig bedst til webshop-integrationer.
Som udgangspunkt anbefaler vi fortsat, at man bogfører sit webshop-salg ved at få oprettet fakturaer i sit regnskab. Denne metode giver nemlig væsentlige fordele, når det handler om at sikre, at beløb og moms stemmer overens mellem webshop og regnskab. I denne artikel vil vi gennemgå fordelene ved faktura-metoden samt forklare, hvornår og hvorfor det kan være fordelagtigt at benytte alternative bogføringsmetoder.
Bemærk: Vi tilbyder i øjeblikket kun finanskladde-integration til e-conomic og Dinero.
Hvad er forskellen mellem finanskladde- og faktura-integration?
Det er vigtigt at starte med at nævne: Uanset om vi kalder det finanskladde eller faktura-integration, så sker selve bogføringen på samme måde. Begge metoder udmunder i, at salget posteres i en finanskladde (kassekladde) med linjetekst og total. Når vi omtaler “finanskladde-metoden” menes, at salget posteres direkte i en finanskladde uden at have faktura tilknyttet. I faktura-metoden lægges der et lag ovenpå bogføringen ved, at der oprettes en faktura først. Fakturaen indeholder stamdata for salget, kundeoplysninger og ordrelinjer mm. – dvs. oplysninger, man ikke får med, når man bogfører i finanskladden uden faktura. Når fakturaen bogføres, posteres salget i finanskladden, så i sidste ende er resultatet det samme.
Forskellen består i, hvor detaljeret et regnskab, man ønsker at føre.
Prismæssigt er der ingen forskel
Selv hvis abonnementet på dit regnskabssystem er skaleret efter antal posteringer, koster begge metoder det samme. Dette fordi fakturaerne i sig selv ikke skaber posteringer i finanskladden. Se vores oversigt over, hvordan posteringer tælles i e-conomic her.
To metoder – ét mål: Korrekt bogføring
Hos IEX understøtter vi to måder at bogføre dine webshop-ordrer på, så du kan vælge den løsning, der passer bedst til din arbejdsrutine.
Faktura-metoden opretter en faktura for hver ordre, der overføres til dit regnskab. Det giver et detaljeret datagrundlag med stamdata, kundeoplysninger og ordrelinjer. Når fakturaen bogføres, dannes de nødvendige posteringer i regnskabet. Det giver dig fuldt overblik og sikrer valide data. Og med en ekstra indstilling kan fakturaen sendes direkte til kunden via e-mail.
Finanskladde-metoden er en hurtigere og enklere metode, som er velegnet til mindre transaktioner og kontantsalg, men som tilbyder mindre kontrol og detaljerigdom.
Bonus tip
Med IEX kan du bogføre individuelle fakturaer, men samle alle fakturaer på én kunde.
Fordele ved fakturametoden
Overordnet ser vi flest fordele i fakturametoden. Særligt vægter vi muligheden for at validere dataen, hvorfor vi primært anbefaler denne metode.
Når der oprettes en faktura, giver det systemet mulighed for automatisk at validere, om totalbeløb og moms stemmer mellem webshop og regnskab. Derfor kan vi hjælpe dig med at opdage og håndtere eventuelle momsafvigelser. Hvis der for eksempel er forskel i momsberegningen mellem din webshop og dit regnskab, vil integrationen fange denne afvigelse på fakturaen. Disse fejlsikringer er ikke muligt, hvis ordren overføres direkte til en kassekladde.
Da webshops og regnskabssystemer i nogle tilfælde håndterer afrundinger og rabatsatser forskelligt, kan der opstå små afvigelser på øreniveau, når man opretter en faktura. Dette er let løst ved, at integrationen automatisk justerer disse forskelle indenfor en given tolerance. Dermed sker bogføringen helt automatisk og korrekt uden manuelle rettelser.
Hvorfor har vi så lavet finanskladde-metoden?
Bogføring direkte i finanskladden (uden oprettelse af faktura) kan være en effektiv metode i visse situationer og kan tilbyde fordele, især for virksomheder, der ønsker en hurtig måde at registrere webshop-salget.
Mange bogholdere anvender denne metode til at minimere tastearbejdet, hvilket er en fordel, når man taster det hele selv. I et automatiseret regnskab, hvor tastearbejdet praktisk talt er elimineret, ser vi kun fordele i at berige regnskabet med så meget data som muligt (via faktura-metoden), dog kan vi med finanskladde-metoden levere et setup, der fortsætter den metode som bogholderne er vant til at arbejde i.
Hvorfor kan finanskladde-metoden være udfordrende?
Hvis man benytter sig af finanskladde-metoden, kan der opstå udfordringer med afvigelser mellem webshop og regnskab. Her betragter man webshoppens beløb som gældende og bogfører ud fra dette, men uden mulighed for at fange eventuelle differencer mellem webshop og regnskab. Selvom dette i praksis kan fungere – især hvis man ønsker en simpel tilgang – er der en risiko for, at der opstår fejl i webshoppen, som ikke opdages i bogføringen. Det er ikke forkert at betragte webshoppens total som gældende, da man jo netop har opkrævet beløbet af kunden, men typisk er det udtryk for en fejl, der skal adresseres, hvis der er forskel mellem webshop og regnskab.
Fejlsøgning på en finanskladde-integration er typisk sværere, da man kigger ind i et tyndere datagrundlag med en manglende gennemsigtighed i, hvad der ligger bag de angivne beløb.
Hvilken metode skal du vælge?
Hos IEX kan vi håndtere alle typer bogføringsmetoder, så vi kan tilpasse løsningen til dine behov. Valget af metode afhænger både af din forretningsmodel og de krav, du stiller til dine regnskabsdata. Der er derfor argumenter for at vælge begge metoder afhængigt af, hvad der er vigtigst for din virksomhed.
Vi anbefaler dog altid, at du overvejer dine behov nøje og sørger for, at moms og afrundinger er opsat i din webshop, så datagrundlaget er i orden forud for bogføringen.
Ønsker du at lære mere om vores webshop-integrationer, kan du finde yderligere ressourcer på support.iex.dk.
