WooCommerce til E-conomic guide (version 3)

Denne guide er til opsætning af integration mellem WooCommerce og E-conomic på version 3 af IEX platformen.

Vær opmærksom på, at WooCommerce-integration på version 3 forbinder via API-nøgle.
IEX plugin’et, der kan tilføjes i WooCommerce er derfor IKKE nødvendigt at installere, da det kun er gældende for integrationer på version 2.

Rækkefølgen, modulerne skal opsættes i, er vilkårlig.

Efter du har forbundet modulerne, kan du altid skippe de forskellige trin i opsætning for at opsætte senere.

Forbind Visma e-conomic-modul

Inden du trykker på knappen til at forbinde til Visma e-conomic, kan du med fordel åbne en ny fane (Ctrl + T eller Cmd + T) og logge ind på https://www.e-conomic.dk/login

• Herefter kan du klikke på Connect to E-conomic / Forbind E-conomic for at gå videre.

Hvis du ikke er logget ind, når du trykker på knappen, vil du blive ført direkte til regnskabets login-vindue. Efter du har logget ind, vil du ikke automatisk blive anmodet om at Tilføje app’en.
• Du skal derfor trykke to gange tilbage i browseren, indtil du rammer det viste vindue. Når du trykker på knappen igen, vil du automatisk blive ført til det rigtige vindue.

Tilføj app

Tryk på Tilføj app for at acceptere tilføjelsen af IEX.

Vær opmærksom på, at du skal have et SuperUser-login for at have adgang til at tilføje apps.

Sæt e-conomic-indstillinger: Kunder

Customer settings bruges til at angive, hvordan kunder skal oprettes i regnskabet.

• Customer group: Vælg kundegruppe ud fra indstillinger hentet fra E-conomic

• Customer Payment Terms: Vælg betalingsbetingelse for nyoprettede kunder

• Customer Vat Zone: Vælg kundens moms-zone.

Enable customer update: Før kunden oprettes, foretages der automatisk et check ud fra email-adressen, om kunden allerede eksisterer i regnskabet. Aktiver denne indstilling, hvis du vil tillade opdatering eksisterende kunder.

• [Customer fields to update]: Krydses Enable customer update af skal der angives, hvilke felter må opdateres.

Ønsker du at oprette kunder under flere forskellige indstillinger, kan der oprettes en mapping. Til dette skal der på ordren bruges en fast indikator til at definere mappingen, f.eks. land: Tyskland -> Moms-zone: EU

Mapping tool’et koster 20 kr. pr. md. Kontakt IEX for at høre nærmere om mappings.

Sæt E-conomic-indstillinger: Ordrer

Indstillingerne gælder for ordrer, der oprettes i regnskabet.

• Order sync type: Denne indstilling afgør, om du vil overføre til faktura eller ordre i regnskabet.

• Base currency: Her skal du angive, hvad der bruges som basis-valuta i regnskabet.

Hvis du ikke har opsat varenummer til fragt i regnskabet, skal du ikke udfylde Shipping SKU felter.

• Shipping SKUHvis du har sat et varenummer til fragt op i regnskabet, skal du angive det her. Dette gælder, om du anvender fragtnummeret eller ej, da ordren ellers vil gå i fejl.

• Shipping SKU Tax ExemptHvis du har sat et varenummer til fragt uden moms op i regnskabet, skal du angive det her. Dette gælder, om du anvender fragtnummeret uden moms eller ej, da ordren ellers vil gå i fejl.

Samme varenummer kan med fordel bruges til fragt i både webshop og regnskab.

• Payment fee SKU (ikke påkrævet): Bruges til varenummer for betalingsgebyr.

• Discount SKU (ikke påkrævet): Bruger du et varenummer til en fast rabat (dvs. et fast beløb og ikke en procentdel), kan det indtastes det her.

• Skip zero amount shipping lines: Udelad fragt-linjer på 0 kr. (eller anden valuta), så de ikke bliver overført med ordren.

• Enable auto create product: Aktiver denne for at tillade automatisk oprettelse af varer, der er angivet på ordren. Der tjekkes på varenummeret, om varen eksisterer i regnskabet i forvejen.

Som udgangspunkt anbefaler vi aktivering af Auto create product. Hvis et nyt varenummer fra webshoppen ikke eksisterer i E-conomic, vil oprettelsen af ordren blive afvist, hvis der ikke må oprettes produkter.

Obs: Hvis der anvendes et et varenummer til fragt i regnskabet, skal der sættes en fragt sku på indstillingerne i IEX – selv hvis fragt står til 0 kr. i webshoppen. Ellers vil ordren gå i fejl.

Sæt E-conomic-indstillinger: Faktura

Her sætter du de gældende indstillinger for fakturaer. Disse skal udfyldes, også hvis du har valgt Order sync type til Order.

Default invoice layout / Standard faktura layout (påkrævet): Vælg standard faktura layout. Har du brug for hjælp til opsætning af faktura layout, henvises der til e-conomic support.

• Default payment terms / Standard betalingsbetingelser (påkrævet): Vælg standard betalingsbetingelser

• Payment setup /Betalingsopsætning (ikke påkrævet): Dette er til avanceret opsætning af flere betalingsbetingelser. Se beskrivelse i boksen nedenfor.

• Register payments / Registrer betalinger: Undlad at krydse af.
Avanceret indstilling til registrering af betaling i kassekladden, når der registreres en anden metode end den oprindeligt angivne på ordren. Denne bruges typisk i forbindelse med abonnementsbetalinger.

Kontakt IEX support, hvis du vil anvende registrering af betalinger.

[Automatically book invoice / Automatisk bogføring]: Har du valgt Invoice under Order Sync Type, kan der aktiveres automatisk bogføring af fakturaer. Vi anbefaler, at du først aktiverer denne, når din integration er færdigt testet, og du er tilfreds med resultatet.

• [Mail booked invoice]: Aktiveres for automatisk mail-udsendelse af faktura. Dette kræver, at du har en SMTP server opsat. Kontakt din webudvikler, hvis du er i tvivl om dette.

Avancerede indstillinger: Payment setup / Betalingsopsætning

Denne funktion bruges, når der skal gælde flere betalingsbetingelser på integrationen. Du kan opsætte så mange betingelser, som du har brug for. Bemærk, at hvis betalingstypen ikke falder indenfor en regel i dette værktøj, overføres der ud fra de givne indstillinger i Stamdard faktura layout og Standard betalingsbetingelser.

Payment type / Betalingstype fra shop: Indsæt en betalingstype fra din shop

Invoice layout / Faktura-layout: Vælg et faktura-layout fra dit regnskab

Payment terms / Betalingsbetingelse: Vælg betalingsbetingelse fra dit regnskab

Contra account / Modkonto: Vælg en modkonto i regnskabet. Denne benyttes kun, hvis registrering af betalinger er aktiveret.

Tryk på  for at tilføje betingelsen. Luk for at gemme.

Sæt E-conomic-indstillinger: Produkter

Her sættes indstillingerne for produkt-overførsel til regnskabet.

• Enable product create: Aktiver for at tillade oprettelse af nye produkter i regnskabet. Produkterne vil blive oprettet med samme SKU i regnskabet som i webshoppen. Bruger du varianter i webshoppen oprettes produktet med variantens SKU.

Tjekkes denne af, aktiveres følgende indstillinger:

• [Default Product Group]: Vælg standard produkt-gruppe, varer med moms skal oprettes i.

• [Default Product Group Tax Exempt]: Vælg standard produkt-gruppe, varer uden moms skal oprettes i.

• [Product fields to create]: Vælg, hvilke varefelter der skal oprettes. Felterne ‘Navn’ og ‘Nummer’ er påkrævede i e-conomic og er derfor forvalgte. Bemærk, kostprisen vil blive ignoreret, hvis du benytter e-conomics lagermodul.

 • [Cut SKU]: E-conomic tillader ikke SKU med over 25 tegn. Aktiver denne funktion, hvis du vil beskære dine varenumre (for enden af varenummeret) ned til 25 tegn.

Obs: Er dine varenumre over 25 tegn, afvises oprettelse af hele ordren i E-conomic.

• Enable product update: Aktiver for at tillade opdatering af produkter i regnskabet. Der tjekkes på varens SKU, om varen allerede findes i regnskabet.

Aktiverer følgende indstilling:

• [Product fields to update]: Vælg, hvilke varefelter der må opdateres.

Bruger du flere varegrupper i E-conomic?

Du kan med integrationen overføre dine varer til forskellige varegrupper. Dette kræver, at der på varefelterne i webshoppen er en fast indikator, der kan bruges til at sortere varen til den rigtige varegruppe. Det kan f.eks. et præfiks på SKU eller et felt, der angiver kategori.

Dette kræver et tilkøb af mapping tool. Kontakt IEX for at høre nærmere.

Sæt E-conomic-indstillinger: Lager

Disse indstillinger vises kun, hvis du har valgt et flow med lagersynkronisering.

• Filter stock on locations: Hvis du anvender flere lokationer, kan du bruge denne feature til at vælge, hvilke lokationer i regnskabet der må angive lagerantal i webshoppen.

Tryk GENERATE WEBHOOK URL

Der vil nu vises en Webhook URL, Webhook Data og Content type.

 

I et nyt faneblad, gå til e-conomic.dk og log ind i dit regnskab.

Gå til Alle indstillinger / Udvidelser / Webhooks / Nyt webhook

 Type: Vælg Varelager opdateret

• Navn: Giv webhooken et navn, f.eks. IEX lagerhook

• Kopier og indsæt oplysningerne fra webhooken i IEX: Webhook URL -> URL, Webhook Data -> Sendte data og Content type -> Content type

Tryk GEM. Din webhook er nu opsat.

 

Forbind WooCommerce-modul

I dette vindue skal du forbinde din WooCommerce med en API-nøgle.

Til denne version af IEX har du IKKE brug for at installere IEX plugin’et i WooCommerce.

Herunder er beskrevet, hvordan du genererer en API-nøgle i WooCommerce.

Tilføj en ny API-nøgle:

API-nøglen kaldes i WooCommerce for kunde-nøgle (Consumer key) med tilhørende kundekodeord (Consumer secret).

• Åbn en ny fane

• Gå til WooCommerce / Indstillinger / Avanceret / REST API / Tilføj nøgle

• Det betyder ikke noget, hvad nøglebeskrivelsen er, men kald den gerne noget med IEX, så du kan holde overblikket.

Det er vigtigt, at API-nøglen får Læs/Skriv rettigheder til din WooCommerce. Ellers kan IEX platformen ikke få den nødvendige adgang til at installere webhooks, som bliver brugt til at registrere ændringer, der skal overføres.

• Tryk Generér API nøgle for at oprette nøglen

 

• Du kan nu kopiere din kunde-nøgle (Consumer key) og dit kundekodeord (Consumer secret) og indsætte i IEX.

• Når du indsætter dit shop-URL i IEX, skal du huske at få hele domænet med alle tegn ind, f.eks. https://iex.dk/

Er du i tvivl om, hvad dit domæne er, kan du gå ind på din webshop, og derefter klikke én gang på adresselinjen og kopiere. Dette vil tage hele URL’en med, når du kopierer. (Fjern evt. undersider – f.eks. /en/underkategori/ )

Sæt WooCommerce-indstillinger

• Shop URL: Udfyldes automatisk med dit domæne. Undlad at ændre på dette.

• Order settings: Her vælger du, hvilke stadier dine ordrer skal overføres på. Typisk vælges Completed og Refunded.

• ADD WEBHOOK: Tryk for automatisk at tilføje webhooken i din WooCommerce, der registrerer ændringer i ordrer.

• Taxes included: Aktiver denne, hvis priserne i din webshop er lagt ind med momsen inkluderet.

• ADD WEBHOOK: Tryk for automatisk at tilføje webhooken i din WooCommerce, der registrerer ændringer i produkter.

Ser dine Moms-indstillinger sådan ud i WooCommerce, skal du aktivere Taxes Included, hvis du

Automatisk håndtering af krediteringer

For at aktivere overførslen af kreditnotaer / refunderinger, skal du gå til Connections / Forbindelser og aktivere forbindelsen med typen: creditNote

Derefter håndteres krediteringen automatisk i regnskabet, efter at kreditnotaen / refund er oprettet i webshoppen.

Hvis denne ikke eksisterer, skal du kontakte IEX support, som kan tilføje den for dig. Obs: Håndtering af krediteringer er ikke tilgængeligt på Startup-abonnementer.

Indtast betalingskort

Opsætningen er nu næsten færdig. Du kan med fordel indtaste dine kort-oplysninger og lette faktureringen.

 

Din integration er nu sat op!

Du kan teste integration af ved at oprette en test-ordre i webshop, og tjekke om den lander rigtigt i regnskabet.

Dashboard overblik

Disse indstillinger findes generelt på alle IEX version 3-integrationer. Screenshots kan derfor vise et andet system, end din pågældende integration.

Connections / Forbindelser

Dette vindue viser, hvilke forbindelser der er sat op på integrationen, og hvorvidt de er aktive.

Schedule settings / Kørselsindstillinger

Her vises oversigten over faste kørsler (jobs), hvornår de sidst er kørt, og hvornår de kører næste gang.

Vær opmærksom på, at når der bruges webhooks, der løbende registrerer ændringer, vil der ikke fremgå et job for de enkelte forbindelser.

Subscription / Abonnement

Her finder du overblik over dit abonnement, dine faktureringsoplysninger og dine fakturaer. Her kan du også ændre dit abonnement.

Har du opbrugt de inkluderede ordrer på dit abonnement, er det også her, at du kan tanke flere ordrer op.

Settings / Indstillinger

Her finder du de overordnede indstillinger gældende for hele integrationen.

Kan du deaktivere / aktivere hele integrationen eller de enkelte moduler, hvis du skulle have brug for det, f.eks. hvis du er i gang med at teste.

Log

Her finder du loggen over alt, hvad der er overført med integrationen.

Brug denne i fejlsøgning, hvis du f.eks. mangler en ordre.

Foldes en overførsel ud, kan du se den overførte data i originalformat og i modtagersystemets format.

Vær opmærksom på, at det ikke er alle systemer, der returnerer en godkendelse af, at en ordre er oprettet, så ved nogle systemer kan en ændring i loggen fremstå i stadiet “Overfører”, på trods af at overførslen er fuldent.

Ved indstillingerne til dit regnskab, kan du også se en særskilt log kaldet Order information, der viser, hvilke ordrer der er registreret i regnskabet.

 

God fornøjelse med din IEX integration