Denne guide er til opsætning af integration mellem Shopify og Dinero på version 3 af IEX platformen.

Rækkefølgen, modulerne skal opsættes i, er vilkårlig.

Efter du har forbundet modulerne til IEX, kan du altid skippe de forskellige trin i opsætningen for at indstille senere.

Forbind Dinero-modul

Først skal du forbinde Dinero-modulet til din Dinero-konto.

Du kan med fordel åbne en ny fane (Ctrl + T eller Cmd + T) for at logge ind og finde dine oplysninger i Dinero.

• Gå til https://app.dinero.dk/ og log ind.

• I menuen vælg: Integrationer

• Under Dine API-nøgler kan du se eksisterende nøgler og oprette nye.

 

• Tryk Ny API-nøgle

• Giv nøglen et navn, f.eks. “IEX nøgle”

• Tryk Opret

• I oversigten vil du nu kunne se den nyoprettede nøgle. Kopier nøglen, og indsæt den i API key-feltet i dit IEX vindue.

 

• Derefter skal du finde dit Company ID / Firma ID. Dette finder du nederst til venstre i Dinero menu-baren.

• Indtast dette Firma ID i IEX og tryk på CONNECT

• Din Dinero-konto er nu forbundet til IEX.

 

Sæt Dinero-indstillinger: Produkter

Her sættes indstillingerne for produkt-overførsel til regnskabet. 

• Enable product create / Aktiver produktoprettelse: Aktiver for at tillade oprettelse af nye produkter i regnskabet. Produkterne vil blive oprettet med samme SKU i regnskabet, som i webshoppen. Bruger du varianter i webshoppen oprettes produktet med variantens SKU.

Hvis funktionaliteten “Use products / Brug produkter og Autocreate products / Opret produkter automatisk” er aktiveret under Ordreindstillinger, skal denne funktionalitet aktiveres.

Tjekkes denne af, aktiveres følgende indstillinger:

• [Default unit / Standard enhed]: Vælg den standard-enhed, varen skal oprettes med i regnskabet.

• [Default account taxable / Standard konto momspligtig]: Vælg den standardkonto, der skal bruges til momspligtige varer.

• [Product account non taxable / Standard konto momsfri]: Vælg den standardkonto, der skal bruges til ikke-momspligtige varer.

• Enable product create / Aktiver produktopdatering: Aktiver for at tillade opdatering af produkter i regnskabet. Der tjekkes på varens SKU, om varen allerede findes i regnskabet.

Aktiverer følgende indstilling:

• [Product fields to update / Felter der må opdateres]: Vælg, hvilke varefelter der må opdateres.

Bruger du flere varegrupper i Dinero?

Du kan med integrationen overføre dine varer til forskellige varegrupper. Dette kræver, at der på varefelterne i webshoppen findes en fast indikator, der kan bruges til at sortere varen til den rigtige varegruppe. Det kan f.eks. et præfiks på SKU eller et felt, der angiver kategori.

Dette kræver et tilkøb af mapping tool. Kontakt IEX for at høre nærmere.

Sæt Dinero-indstillinger: Kunder

Customer settings bruges til at angive, hvordan kunder skal oprettes i regnskabet.

• Default payment type / Standard betalingsmetode: Vælg, hvilken standard betalingsmetode, kunder skal oprettes med.

Hvis Betalingsmetode er Netto: 
• 
[Payment days]: Angiv, hvor mange betalingsdage, der skal gælde for nyoprettede kunder med betalingsmetoden Netto.

Enable customer update / Aktiver kundeopdatering: Før kunden oprettes, foretages der automatisk et check ud fra email-adressen, om kunden allerede eksisterer i regnskabet. Aktiver denne indstilling, hvis du vil tillade opdatering eksisterende kunder.

 • [Customer fields to update]: Krydses Enable customer update af skal der angives, hvilke felter må opdateres.

Ønsker du at oprette kunder under flere forskellige indstillinger, kan der oprettes en mapping.

Mapping tool’et koster 20 kr. pr. md. Kontakt IEX for at høre nærmere om mappings.

Sæt Dinero-indstillinger: Ordrer

Indstillingerne gælder for ordrer, der oprettes i regnskabet. Dropdown-felter for valg af konti er på forhånd udfyldt med anbefalede standard-indstillinger.

• Taxable sales / Momspligtige salg: Vælg konto, hvori momspligtige salg skal oprettes

• Non taxable sales / Momsfrie salg: Vælg konto, hvori momsfrie salg skal oprettes

• B2B EU sales / B2B salg EU: Vælg konto, hvori B2B salg EU skal oprettes

• Abroad sales / Salg udland: Vælg konto, hvori salg til udlandet skal oprettes

• Delivery taxable / Momspligtig fragt: Vælg konto, hvori momspligtig fragt skal oprettes

• Delivery non taxable /Momsfrie fragtVælg konto, hvori ikke-momspligtig fragt skal oprettes

• Payment setup /Betalingsopsætning (ikke påkrævet): Dette er til avanceret opsætning af flere betalingsbetingelser. Se beskrivelse i boksen nedenfor.

• Order heading / Ordre overskriftHer kan du angive overskriften på ordren, der oprettes i Dinero. Du kan inkludere shortcoden [order_number] i teksten for at inkludere ordrenummeret.

• Use products / Brug produkter: Aktiver denne for at sammenkæde ordrer med eksisterende eller nyoprettede produkter i Dinero.
Obs: Denne funktion kræver, at der er varenumre på alle varer i webshoppen.

• [Autocreate products / Aktiver ordre opdatering]: Opret produkter automatisk ud fra de angivne produktindstillinger

• Enable order update / Bogfør faktura: Aktiver denne for at tillade ændringer på eksisterende ordrer, hvis de ændres i webshoppen

• Book invoice / Bogfør faktura: Aktiver denne for automatisk at bogføre ordrer. 

• [Register payments / Registrer betaling]: Aktiver denne for at registrere ordren som betalt i Dinero

• [Mail invoice / Send faktura email]Aktiver denne for automatisk udsendelse af faktura via Dinero. Denne indstilling aktiverer følgende:

• [Mail invoice copy to your Dinero organization email /  Send faktura mail kopi til din Dinero firma email]Aktiver denne for automatisk udsendelse af en kopi af fakturaen til din organisations-email

Vi anbefaler, at automatisk bogførelse af fakturaer først aktiveres, når du har testet integrationen af og er tilfreds med resultatet for overførslen.

Avancerede indstillinger: Payment setup / Betalingsopsætning

Denne funktion bruges, når der skal gælde flere betalingsbetingelser på integrationen. Du kan opsætte så mange betingelser, som du har brug for. Bemærk, at hvis betalingstypen ikke falder indenfor en regel i dette værktøj, overføres der ud fra de givne indstillinger i Stamdard faktura layout og Standard betalingsbetingelser.

Payment type / Betalingstype fra shop: Indsæt en betalingstype fra din shop

Invoice layout / Faktura-layout: Vælg et faktura-layout fra dit regnskab

Payment terms / Betalingsbetingelse: Vælg betalingsbetingelse fra dit regnskab

Contra account / Modkonto: Vælg en modkonto i regnskabet. Denne benyttes kun, hvis registrering af betalinger er aktiveret.

Tryk på  for at tilføje betingelsen. Luk for at gemme.

Forbind Shopify-modul

I dette vindue skal du forbinde din Shopify-webshop.

• Indsæt dit webshop-domæne

• Tryk CHECK

• Tryk på CONNECT TO SHOPIFY

Du vil herefter blive bedt om at logge ind med din Shopify-konto. Hvis du allerede er logget ind, springes der direkte til indstillinger.

 

Indstil Shopify-modul

Her sættes indstillinger for dit Shopify-modul.

Synchronize inactive products: Aktiver denne for at tillade overførslen af produkter, der ligger inaktive i Shopify, ved produktoverførsler til regnskabet.

• Webshipper to shipping adress: Bruges Webshipper-plugin’et til håndtering af fragt, kan denne feature aktiveres for at overføre adressen fra webshipper med som leveringsadresse på ordren. Dette bruges i forbindelse med levering til pakkeshops.

• Order number field: Vælg, om ordrenummeret, der overføres til regnskabet skal bestå udelukkende af Shopify’s Order number, eller om det skal være Name, bestående af Prefix, Order number og Suffix.

Enable filters: Aktiverer avancerede filter-indstillinger til overførslen af ordrer. Dette er yderligere beskrevet i infoboks herunder. Vær opmærksom på, at hvis denne feature aktiveres, bliver alle ordrer som udgangspunkt filtreret fra, indtil filterindstillingerne udfyldes.

 

Når Enable filters ikke er aktiveret, overføres Shopify-ordrer på stadierne ‘paid’ og ‘partially paid’.

Anvendes Order number field: Name kan ordren overføres med præfix. Har du flere Shopify-webshops kan dette bruges til at identificere webshoppen og lave mappings.

Avancerede indstillinger:
Enable filters

Aktiver du Enable filters får du adgang til følgende indstillinger:

• Order ID to start from: Her vælger du det første ordre-ID overførslen må starte fra.

Bemærk dette virker kun fremadrettet. Sætter du et ordre-ID, der går bagud i tid fra før, integration blev oprettet, vil dette ikke medføre, at alle efterfølgende ordrer bliver overført.
Ønsker du en bagudrettet overførsel, kan du kontakte IEX for et tilbud.

• Financial states: Vælg, hvilke ordrer der må overføres ud fra Financial state.

• Fulfillment states: Vælg, hvilke ordrer der må overføres ud fra Fulfillment state.

Obs: Vælger du at sætte et filter for både Financial states og Fulfillment, skal begge kriterier gøre sig gældende for, at ordren må overføres.

• Transfer cancelled orders: Aktiver denne funktion for at tillade annullerede ordrer at blive overført.

• Transfer only orders once: Aktiver denne for at forhindre ordrer i at blive overført igen. Dette kan f.eks. være, hvis der ændres i ordren, eller ordren opdateres, hvor integration normalt ville overføre ordren igen.

Automatisk håndtering af krediteringer

For at aktivere overførslen af kreditnotaer / refunderinger, skal du gå til Connections / Forbindelser og aktivere forbindelsen med typen: creditNote

Derefter håndteres krediteringen automatisk i regnskabet, efter at kreditnotaen / refund er oprettet i webshoppen.

Hvis denne ikke eksisterer, skal du kontakte IEX support, som kan tilføje den for dig. Obs: Håndtering af krediteringer er ikke tilgængeligt på Startup-abonnementer.

Indtast betalingskort

Opsætningen er nu næsten færdig.

Du kan med fordel indtaste dine kort-oplysninger og lette faktureringen.

Aktiver integration

For at aktivere integrationen, skal du gå til:

– Indstillinger / Integrationsindstillinger: Aktiver på switchen og tryk GEM

Du kan teste integration ved at oprette en test-ordre i din webshop / abonnementssystem, og derefter tjekke om ordren/fakturaen er oprettet rigtigt i regnskabet.

Dashboard overblik

Dette er en overordnet guide til anvendelse af IEX version 3-dashboardet.

Bemærk, at screenshots kan vise et andre systemer end din pågældende integration, men den overordnede funktionalitet er den samme.

Connections / Forbindelser

Dette vindue viser, hvilke forbindelser der er sat op på integrationen, og hvorvidt de er aktive. Du kan selv aktivere og deaktivere forbindelser individuelt.

Schedule settings / Kørselsindstillinger

Her vises oversigten over faste kørsler (jobs), hvornår de sidst er kørt, og hvornår de kører næste gang.

Vær opmærksom på, at når der bruges webhooks, der løbende registrerer ændringer, vil der ikke fremgå et job for de enkelte forbindelser.

Subscription / Abonnement

Her finder du overblik over dit abonnement, dine faktureringsoplysninger og dine fakturaer. Her kan du også ændre dit abonnement.

Har du opbrugt de inkluderede ordrer på dit abonnement, er det også her, at du kan tanke flere ordrer op.

Settings / Indstillinger

Her finder du de overordnede indstillinger gældende for hele integrationen.

Det er her, at du kan aktivere / deaktivere hele integrationen på én gang. Hvis der ikke overføres noget, bør du indledningsvis tjekke, om integrationen er aktiv her.

Du kan også deaktivere de dine moduler enkeltvis, hvis du skulle have brug for det – f.eks. hvis du er i gang med at teste.

Log

Her finder du loggen over alt, hvad der er overført med integrationen.

Brug denne i fejlsøgning, hvis du f.eks. mangler en ordre.

Foldes en overførsel ud, kan du se den overførte data i originalformat og i modtagersystemets format.

Ved indstillingerne til dit regnskab, kan du også se en særskilt log kaldet Order information, der viser, hvilke ordrer der er registreret i regnskabet.

 

God fornøjelse med din IEX integration