Reepay til E-conomic guide (IEX v3)

Denne guide er til opsætning af integration mellem Reepay og E-conomic på version 3 af IEX platformen.

Rækkefølgen, modulerne skal opsættes i, er vilkårlig.

Efter du har forbundet modulerne, kan du altid skippe de forskellige trin i opsætning for at opsætte senere.

Forbind Reepay-modul

I dette vindue skal du forbinde din Reepay-konto med en API-nøgle.

Herunder er beskrevet, hvordan du genererer en API-nøgle i Reepay.

Opret en ny API-nøgle i Reepay

• Åbn en ny fane

• Log ind i din Reepay konto og gå til Developers / API credentials

• Ud for Private API Keys, tryk Generate new

• Kopier den Private API key, der oprettes og indsæt i IEX som Reepay token og tryk Check token.

Sæt Reepay-indstillinger

Her skal du indstille dit Reepay-modul i IEX.

Invoice settings / Indstillinger for faktura

• Invoice number prefix / Faktura nummer prefiks (valgfri): Bruges til at sætte et præfiks foran fakturanummeret, der oprettes i regnskabet.

• Default SKU / Standard SKU (påkrævet): Når der manuelt oprettes fakturaer i Reepay, findes der ikke et varenummer på ordrelinjerne. Dette felt tildeler et varenummer til ordrelinjer på manuelle fakturaer. Er du i tvivl, kan den blot udfyldes med Reepay-default-SKU.
Dette felt er påkrævet, om du bruger manuelle fakturaer eller ej.

• Default SKU no VAT / Standard SKU uden moms (påkrævet): Samme funktionalitet som ovenstående, men bruges til varer uden moms. Er du i tvivl, kan den blot udfyldes med Reepay-default-SKU-NV.
Dette felt er påkrævet, om du bruger manuelle fakturaer eller ej.

• Include period on orderlines / Inkluder periode på ordrelinjer (valgfri): Aktiver denne for at tilføje den gældende abonnementsperiode på ordrelinjen, der overføres til regnskabet.

• Invoice states to transfer / Fakturastadier, der skal overføres (påkrævet): Vælg, hvilket fakturastadie i Reepay, der skal overføres på. Vi anbefaler typisk, at der vælges “Settled” og “Failed”.
Der kan opsættes betalingsbetingelser i regnskabet, der gør sig gældende for, hvorvidt fakturaen er betalt i Reepay eller fejlet uden betaling. Læs mere om dette i afsnittet om betalingsopsætning.

• Period on discount and coupon lines / Periode på rabat og kupon linjer (valgfrit): Aktiver for at indsætte abonnementsplanens periode på rabat og kupon-linjer. Denne funktionalitet bruges oftest kun i forbindelse med periodisering.

Der kan opsættes særskilte betalingsopsætninger til fakturaer, der er registreret som betalte i Reepay.

Dette er beskrevet i afsnittet: Avancerede indstillinger: Payment setup / Betalingsopsætning

Periodisering af fakturaer i e-conomic er understøttet af integrationen. Kontakt IEX for at høre nærmere.

Forbind Visma e-conomic-modul

Inden du trykker på knappen til at forbinde til Visma e-conomic, kan du med fordel åbne en ny fane (Ctrl + T eller Cmd + T) og logge ind på https://www.e-conomic.dk/login

• Herefter kan du klikke på Connect to E-conomic / Forbind E-conomic for at gå videre.

Hvis du ikke er logget ind, når du trykker på knappen, vil du blive ført direkte til regnskabets login-vindue. Efter du har logget ind, vil du ikke automatisk blive anmodet om at Tilføje app’en.
• Du skal derfor trykke to gange tilbage i browseren, indtil du rammer det viste vindue. Når du trykker på knappen igen, vil du automatisk blive ført til det rigtige vindue.

Tilføj app

Tryk på Tilføj app for at acceptere tilføjelsen af IEX.

Vær opmærksom på, at du skal have et SuperUser-login for at have adgang til at tilføje apps.

Sæt e-conomic-indstillinger: Kunder

Customer settings bruges til at angive, hvordan kunder skal oprettes i regnskabet.

• Customer group: Vælg kundegruppe ud fra indstillinger hentet fra E-conomic

• Customer Payment Terms: Vælg betalingsbetingelse for nyoprettede kunder

• Customer Vat Zone: Vælg kundens moms-zone.

Enable customer update: Før kunden oprettes, foretages der automatisk et check ud fra email-adressen, om kunden allerede eksisterer i regnskabet. Aktiver denne indstilling, hvis du vil tillade opdatering eksisterende kunder.

• [Customer fields to update]: Krydses Enable customer update af, skal der angives, hvilke felter må opdateres.

Der kan opsættes særskilte betalingsopsætninger til fakturaer, der er registreret som betalte i Reepay.

Dette er beskrevet i afsnittet: Avancerede indstillinger: Payment setup / Betalingsopsætning

Sæt E-conomic-indstillinger: Ordrer

Indstillingerne gælder for ordrer, der oprettes i regnskabet.

• Order sync type: Denne indstilling afgør, om du vil overføre til faktura eller ordre i regnskabet.

• Base currency: Her skal du angive, hvad der bruges som basis-valuta i regnskabet.

Hvis du ikke har opsat varenummer til fragt i regnskabet, skal du ikke udfylde Shipping SKU felter.

• Shipping SKUHvis du har sat et varenummer til fragt op i regnskabet, skal du angive det her. Dette gælder, om du anvender fragtnummeret eller ej, da ordren ellers vil gå i fejl.

• Shipping SKU Tax ExemptHvis du har sat et varenummer til fragt uden moms op i regnskabet, skal du angive det her. Dette gælder, om du anvender fragtnummeret uden moms eller ej, da ordren ellers vil gå i fejl.

• Payment fee SKU (ikke påkrævet): Bruges til varenummer for betalingsgebyr.

• Discount SKU (ikke påkrævet): Bruger du et varenummer til en fast rabat (dvs. et fast beløb og ikke en procentdel), kan det indtastes det her.

• Skip zero amount shipping lines: Udelad fragt-linjer på 0 kr. (eller anden valuta), så de ikke bliver overført med ordren.

• Enable auto create product: Aktiver denne for at tillade automatisk oprettelse af varer, der er angivet på ordren. Der tjekkes på varenummeret, om varen eksisterer i regnskabet i forvejen.

Som udgangspunkt anbefaler vi aktivering af Auto create product. Hvis et nyt varenummer fra webshoppen ikke eksisterer i E-conomic, vil oprettelsen af ordren blive afvist, hvis der ikke må oprettes produkter.

Obs: Hvis der anvendes et et varenummer til fragt i regnskabet, skal der sættes en fragt sku på indstillingerne i IEX – selv hvis fragt står til 0 kr. i webshoppen. Ellers vil ordren gå i fejl.

Sæt E-conomic-indstillinger: Faktura

Her sætter du de gældende indstillinger for fakturaer. Disse skal udfyldes, også hvis du har valgt Order sync type til Order.

Bemærk: Under indstillingerne for Betalingsopsætning, kan der opsættes specifikke betalingsbetingelser pr. indløser, gældende for fakturaer, der er registreret som betalte i Reepay. Vi anbefaler derfor, at der her indsættes en generel betingelse, der skal gælde for fakturaer, der ikke er registreret som betalte i Reepay. Disse vil overføres på Reepay-ordrestadiet “failed”.

Default invoice layout / Standard faktura layout (påkrævet): Vælg standard faktura layout. Har du brug for hjælp til opsætning af faktura layout, henvises der til e-conomic support.

• Default payment terms / Standard betalingsbetingelser (påkrævet): Vælg standard betalingsbetingelser

• Payment setup /Betalingsopsætning (ikke påkrævet): Dette er til avanceret opsætning af flere betalingsbetingelser. Se beskrivelse i boksen nedenfor.

• Register payments / Registrer betalinger: Aktiver for at muliggøre registrering af betalinger i kassekladden. Dette er eksempelvis, hvis en faktura, der tidligere er bogført med “Netto 8 dage”, bliver opdateret med en kreditkortbetaling. Denne kreditkortbetaling bliver så registreret i kassekladden, så kunden ikke længere står som skyldner.

[Automatically book invoice / Automatisk bogføring]: Har du valgt Invoice under Order Sync Type, kan der aktiveres automatisk bogføring af fakturaer. Vi anbefaler, at du først aktiverer denne, når din integration er færdigt testet, og du er tilfreds med resultatet.

• [Mail booked invoice]: Aktiveres for automatisk mail-udsendelse af faktura. Dette kræver, at du har en SMTP server opsat. Kontakt din webudvikler, hvis du er i tvivl om dette.

Avancerede indstillinger: Payment setup / Betalingsopsætning

Dette værktøj findes under Visma | e-conomic / Settings / Payment setup / Betalingsopsætning.

Med dette værktøj kan der opsættes betalingsopsætninger til e-conomic, der gør, at fakturaer, der er betalt med kort i Reepay, registreres som betalt i e-conomic.

Bemærk, at hvis betalingstypen ikke falder indenfor en regel i dette værktøj, overføres der ud fra de givne indstillinger i Standard betalingsmetode.

Payment type / Betalingstype fra shop: Her skal du indsætte ID’et på de indløsere, der bruges i Reepay, ud fra følgende liste (indsæt uden komma eller mellemrum): reepay, clearhaus, nets, dibs, stripe, quickpay, epay

(I Reepay, kan du se, hvilken indløser du bruger ved at gå til Configuration / Acquiring -> Se hvilke der er angivet)

Invoice layout / Faktura-layout: Vælg et standard fakturalayout, som betalte fakturaer skal oprettes med.

Payment terms / Betalingsbetingelser: Her skal du først ind i E-conomic og oprette en betalingsbetingelse med typen Betalt kontant. Navngiv den f.eks. “Betalt med kreditkort” Efterfølgende kan du genopfriske IEX vinduet, hvorefter du kan finde betingelsen på listen.

Contra account / Modkonto: (Ikke påkrævet) Her vælges typisk banken (55000). Alternativt kan der bruges en mellemregningskonto / tilgodehavende konto til indløseren. Ved spørgsmål henvises til din bogholder.

Tryk på  for at tilføje betingelsen. Luk for at gemme.

Sæt E-conomic-indstillinger: Betalingsindstillinger

Her sættes standard-indstillinger for betalinger

Kassekladde til betaling: Vælg en standard kassekladde til registrering af betalinger

Bogfør betalinger: Aktiver for automatisk bogføring af hele kladden. Vær opmærksom på, at kassekladden udelukkende bruges til denne integration, da det kun er muligt at aktivere en bogføring af hele kladden på én gang. 

Sæt E-conomic-indstillinger: Produkter

Her sættes indstillingerne for produkt-overførsel til regnskabet.

• Enable product create: Aktiver for at tillade oprettelse af nye produkter i regnskabet. Produkterne vil blive oprettet med en SKU i regnskabet svarende til plan-handle i Reepay.

Tjekkes denne af, aktiveres følgende indstillinger:

• [Default Product Group]: Vælg standard produkt-gruppe, varer med moms skal oprettes i.

• [Default Product Group Tax Exempt]: Vælg standard produkt-gruppe, varer uden moms skal oprettes i.

• [Product fields to create]: Vælg, hvilke varefelter der skal oprettes. Felterne ‘Navn’ og ‘Nummer’ er påkrævede i e-conomic og er derfor forvalgte. Bemærk, kostprisen vil blive ignoreret, hvis du benytter e-conomics lagermodul.

 • [Cut SKU]: E-conomic tillader ikke SKU med over 25 tegn. Aktiver denne funktion, hvis du vil beskære dine varenumre (for enden af varenummeret) ned til 25 tegn.

• Enable product update: Aktiver for at tillade opdatering af produkter i regnskabet. Der tjekkes på varens SKU, om varen allerede findes i regnskabet.

Aktiverer følgende indstilling:

• [Product fields to update]: Vælg, hvilke varefelter der må opdateres.

Obs: Er dine varenumre over 25 tegn, afvises oprettelse af hele ordren i E-conomic.

Indtast betalingskort

Opsætningen er nu næsten færdig.

Du kan med fordel indtaste dine kort-oplysninger og lette faktureringen.

Aktiver integration

For at aktivere integrationen, skal du gå til:

– Indstillinger / Integrationsindstillinger: Aktiver på switchen og tryk GEM

Du kan teste integration ved at oprette en test-ordre i din webshop / abonnementssystem, og derefter tjekke om ordren/fakturaen er oprettet rigtigt i regnskabet.

Dashboard overblik

Disse indstillinger findes generelt på alle IEX version 3-integrationer. Screenshots kan derfor vise et andet system, end din pågældende integration.

Connections / Forbindelser

Dette vindue viser, hvilke forbindelser der er sat op på integrationen, og hvorvidt de er aktive.

Schedule settings / Kørselsindstillinger

Her vises oversigten over faste kørsler (jobs), hvornår de sidst er kørt, og hvornår de kører næste gang.

Vær opmærksom på, at når der bruges webhooks, der løbende registrerer ændringer, vil der ikke fremgå et job for de enkelte forbindelser.

Subscription / Abonnement

Her finder du overblik over dit abonnement, dine faktureringsoplysninger og dine fakturaer. Her kan du også ændre dit abonnement.

Har du opbrugt de inkluderede ordrer på dit abonnement, er det også her, at du kan tanke flere ordrer op.

Settings / Indstillinger

Her finder du de overordnede indstillinger gældende for hele integrationen.

Kan du deaktivere / aktivere hele integrationen eller de enkelte moduler, hvis du skulle have brug for det, f.eks. hvis du er i gang med at teste.

Log

Her finder du loggen over alt, hvad der er overført med integrationen.

Brug denne i fejlsøgning, hvis du f.eks. mangler en ordre.

Foldes en overførsel ud, kan du se den overførte data i originalformat og i modtagersystemets format.

Vær opmærksom på, at det ikke er alle systemer, der returnerer en godkendelse af, at en ordre er oprettet, så ved nogle systemer kan en ændring i loggen fremstå i stadiet “Overfører”, på trods af at overførslen er fuldent.

Ved indstillingerne til dit regnskab, kan du også se en særskilt log kaldet Order information, der viser, hvilke ordrer der er registreret i regnskabet.

 

God fornøjelse med din IEX integration