Denne guide er til opsætning af integration mellem PrestaShop og Billy på version 3 af IEX platformen.

Rækkefølgen, modulerne skal opsættes i, er vilkårlig.

Guiden starter ved forbindelse og opsætning af moduler.

Efter du har forbundet modulerne, kan du altid skippe de forskellige trin i opsætning for at opsætte senere.

Forbind Billy-modul

Først skal du forbinde Billy-modulet til din Billy-konto.

Til dette skal du bruge en API-nøgle, som skal oprettes i din Billy-konto.

Du kan med fordel åbne en ny fane (Ctrl + T eller Cmd + T) for at logge ind og finde dine oplysninger i Billy.

• Gå til https://mit.billy.dk/ og log ind.

 

• Klik på tandhjulet nederst til venstre for at gå til Indstillinger.

• Gå til Adgangsnøgler: Tryk Opret adgangsnøgle

• Giv nøglen et navn, f.eks. “IEX nøgle”

• Tryk Opret

• Kopier nøglen og indsæt den i IEX.

• Tryk CHECK TOKEN for at oprette forbindelsen.

 

Sæt Billy-indstillinger: Produkter

Her sættes indstillingerne for produkt-overførsel til regnskabet. 

Her vælges, hvilke moms-indstillinger nye produkter skal oprettes med. (Om nye produkter må oprettes eller ej, styres under ordre-indstillinger)

• Taxable group: Vælg, hvilken momsgruppe, der skal sættes på momspligtige varer

• Non taxable group: Vælg, hvilken momsgruppe, der skal sættes på ikke-momspligtige varer

• Enable product update: Aktiver for at tillade opdatering af eksisterende produkter i Billy-regnskabet.

Produkt-opdatering aktiverer følgende indstillinger:

• [Product fields to update]: Vælg, hvilke felter på produktet, der må opdateres.

Sæt Billy-indstillinger: Ordrer

Indstillingerne gælder for ordrer, der oprettes i regnskabet. 

• Shipping SKU: Vælg, hvilket varenummer der skal tilskrives linjer med fragt fra webshoppen. Denne skal udfyldes, hvis der fremgår fragt eller levering på ordren, da en ordrelinje uden varenummer vil få oprettelsen af fakturaen i regnskabet til at fejle. Varenumre for fragt skal være oprettet manuelt i Billy.

• Non taxable sales / Momsfrie salg: Vælg fragtnummer for fragt uden moms. (Bemærk, at fragt til 0 kr. betragtes for varer uden moms. Hvis du ikke sælger fragt uden moms, kan du derfor med fordel indsætte fragtnummer for fragt inkl. moms her.)

• Discount SKU: Vælg, hvilket varenummer der skal bruges til varelinjer med rabat.

• Payment fee SKU: Vælg, hvilket varenummer der skal bruges til varelinjer med gebyrer.

• Add order number to invoice: Aktiver denne for at tilføje webshop-ordrenummeret til fakturaer, der oprettes i Billy. Husk at aktivere denne indstilling i Billy. Dette gøres i Billy -> Indstillinger -> Programindstillinger -> Aktiver ‘Vis ordrenr,-felt på fakturaer‘.

• Auto create missing products (anbefalet)Aktiver denne, hvis du ønsker at oprette produkter, der ikke allerede eksisterer i regnskabet. Integrationen tjekker ud fra varenummeret, om produktet allerede eksisterer.

• Allow order update (anbefalet): Aktiver denne for at tillade ordrer at blive opdateret, hvis der sker ændringer på ordren i webshoppen. (Bogførte ordrer opdateres ikke)

• Book invoiceAktiver denne for automatisk at bogføre dine fakturaer i Billy. Bemærk, vi fraråder aktivering af denne funktion, før du har testet overførslen med fakturakladder og er tilfreds med resultatet.

Automatisk bogføring af faktura aktiverer følgende indstillinger:

• [E-mail invoice]: Aktiver denne for automatisk at sende en faktura til dine kunder. Herunder vil du skulle udfylde et standard emnefelt og tekst til mailen, der sender til dine kunder.

• [Registrer betaling]: Aktiver denne for automatisk at registrere fakturaen som betalt. Herunder vil du skulle vælge, hvilken standardkonto betalingen skal registreres på.


Vi anbefaler, at automatisk bogførelse af fakturaer først aktiveres, når du har testet integrationen af og er tilfreds med resultatet for overførslen.

Sæt Billy-indstillinger: Kreditnotaer

Denne indstilling vises kun, hvis du har valgt et flow med overførsel af kreditnotaer.

• Refund SKU: Ønsker du at overføre kreditnotaer, hvor der krediteres et frit beløb (ikke returnering af vare) kommer dette på webshop-ordren til at fremgå som en varelinje uden varenummer. Her kan du angive, hvilket varenummer, der skal tilskrives varelinjen for det refunderede beløb. Dette varenummer skal være oprettet i Billy-regnskabet.

Sæt Billy-indstillinger: Kunder

Customer settings bruges til at angive, hvordan kunder skal synkroniseres med regnskabet.

• Sync customer on: Vælg, hvilket felt der skal bruges til at checke, om kunden allerede eksisterer i Billy-regnskabet. 

 

Forbind PrestaShop-modul

Her forbindes PrestaShop med en API-nøgle.

 

• Indsæt Shop URL (inkl. https://)

• Access token: Dette er API-nøglen, der giver den nødvendige adgang til din Prestashop.

Herunder er beskrevet, hvordan du genererer en API-nøgle i PrestaShop.

Aktiver webservice:

Indstillinger for API-nøgler i PrestaShop, findes under Webservice

API-nøglen kaldes i WooCommerce for kunde-nøgle (Consumer key) med tilhørende kundekodeord (Consumer secret).

• Åbn en ny fane og log ind i din PrestaShop

• Gå Configure / Advanced Parameters / Webservice

• Under Configuration skal Enable PrestaShop’s webservice sættes til YES

• Tryk Save for at gemme

• Tryk Add new webservice key

 

Tilføj en ny API-nøgle (Webservice Accounts):

• Ud for Key tryk Generate

• Giv evt. nøglen en beskrivelse, f.eks. IEX API-nøgle

• Status skal være angivet til YES

Permissions: Det er vigtigt, at API-nøglen får den nødvendige læs/skriv-rettigheder til at kunne bruges med IEX. Derfor skal du tildele rettigheder til alle felter på View, Modify, Add og Fast view

• Dette kan let gøres ved at trykke på den blå tekst over kolonnen, hvorved der automatisk sættes flueben hele vejen ned.

• Tryk Save

Kopier nøglen:

Du føres nu automatisk tilbage til Webservice-vinduet, hvor den nyoprettede nøgle vil fremgå.

• Kopier nøglen, der på billedet er omkranset med rød firkant og indsæt den i IEX som Access token.

 

Sæt PrestaShop-indstillinger

Site settings:

• Shop URL: Udfyldes automatisk med dit domæne. Undlad at ændre på dette.

• Choose default language: Her vælges, hvilket sprog der bruges i din webshop.

• Sync product on: Her vælges, hvad produkter synkroniseres ud fra.

Order settings:

• Order status to transfer: Vælg, hvilket ordrestadie ordrer fra webshoppen skal overføres på.

• SKU field for orderlines: Angiv et SKU-felt til ordrelinjer.

Har du brug for at sortere i overførslen af produkter og ordrer, kan det meste lade sig gøre med filtre og mappings. Kontakt IEX for at høre mere om IEX’ Mapping Tool.

Sæt PrestaShop-indstillinger

Fullfillment settings

 

• Select shipped state: Vælg, hvilket stadie ordrer skal sættes i, når de er bekræftet afsendt.

• Select fulfillment failed state: Vælg, hvilket stadie ordrer sættes i, hvis fulfillment fejler.

• Set stock on the failed product to 0: Aktiver for automatisk at sætte lagerstatus til 0 på produkter, der har fejlet fulfillment.

Refund settings:

• Update state on refund: Aktiveres, hvis en ordrestadiet på en ordre ønsket ændret ved en refund. 

• [Refund state]: Ordrestadie til refund skal vælges, hvis ovenstående krydses af.

• Refund shipping: Aktiver, hvis fragtomkostninger skal indgå i kreditnota.

• Generate credit slip: Aktiveres, hvis kredit skal behandles som credit slip.

Automatisk håndtering af krediteringer

For at aktivere overførslen af kreditnotaer / refunderinger, skal du gå til Connections / Forbindelser og aktivere forbindelsen med typen: creditNote

Derefter håndteres krediteringen automatisk i regnskabet, efter at kreditnotaen / refund er oprettet i webshoppen.

Hvis denne ikke eksisterer, skal du kontakte IEX support, som kan tilføje den for dig. Obs: Håndtering af krediteringer er ikke tilgængeligt på Startup-abonnementer.

Indtast betalingskort

Opsætningen er nu næsten færdig.

Du kan med fordel indtaste dine kort-oplysninger og lette faktureringen.

Aktiver integration

For at aktivere integrationen, skal du gå til:

– Indstillinger / Integrationsindstillinger: Aktiver på switchen og tryk GEM

Du kan teste integration ved at oprette en test-ordre i din webshop / abonnementssystem, og derefter tjekke om ordren/fakturaen er oprettet rigtigt i regnskabet.

Dashboard overblik

Dette er en overordnet guide til anvendelse af IEX version 3-dashboardet.

Bemærk, at screenshots kan vise et andre systemer end din pågældende integration, men den overordnede funktionalitet er den samme.

Connections / Forbindelser

Dette vindue viser, hvilke forbindelser der er sat op på integrationen, og hvorvidt de er aktive. Du kan selv aktivere og deaktivere forbindelser individuelt.

Schedule settings / Kørselsindstillinger

Her vises oversigten over faste kørsler (jobs), hvornår de sidst er kørt, og hvornår de kører næste gang.

Vær opmærksom på, at når der bruges webhooks, der løbende registrerer ændringer, vil der ikke fremgå et job for de enkelte forbindelser.

Subscription / Abonnement

Her finder du overblik over dit abonnement, dine faktureringsoplysninger og dine fakturaer. Her kan du også ændre dit abonnement.

Har du opbrugt de inkluderede ordrer på dit abonnement, er det også her, at du kan tanke flere ordrer op.

Settings / Indstillinger

Her finder du de overordnede indstillinger gældende for hele integrationen.

Det er her, at du kan aktivere / deaktivere hele integrationen på én gang. Hvis der ikke overføres noget, bør du indledningsvis tjekke, om integrationen er aktiv her.

Du kan også deaktivere de dine moduler enkeltvis, hvis du skulle have brug for det – f.eks. hvis du er i gang med at teste.

Log

Her finder du loggen over alt, hvad der er overført med integrationen.

Brug denne i fejlsøgning, hvis du f.eks. mangler en ordre.

Foldes en overførsel ud, kan du se den overførte data i originalformat og i modtagersystemets format.

Ved indstillingerne til dit regnskab, kan du også se en særskilt log kaldet Order information, der viser, hvilke ordrer der er registreret i regnskabet.

 

God fornøjelse med din IEX integration