Denne guide er til opsætning af integration mellem Magento 2 og Billy på version 3 af IEX platformen.
Rækkefølgen, modulerne skal opsættes i, er vilkårlig.
Guiden starter ved forbindelse og opsætning af moduler.
Efter du har forbundet modulerne, kan du altid skippe de forskellige trin i opsætning for at opsætte senere.
Forbind Billy-modul
Først skal du forbinde Billy-modulet til din Billy-konto.
Til dette skal du bruge en API-nøgle, som skal oprettes i din Billy-konto.
Du kan med fordel åbne en ny fane (Ctrl + T eller Cmd + T) for at logge ind og finde dine oplysninger i Billy.
• Gå til https://mit.billy.dk/ og log ind.
• Klik på tandhjulet nederst til venstre for at gå til Indstillinger.
• Gå til Adgangsnøgler: Tryk Opret adgangsnøgle
• Giv nøglen et navn, f.eks. “IEX nøgle”
• Tryk Opret
• Kopier nøglen og indsæt den i IEX.
• Tryk CHECK TOKEN for at oprette forbindelsen.
Sæt Billy-indstillinger: Produkter
Her sættes indstillingerne for produkt-overførsel til regnskabet.
Her vælges, hvilke moms-indstillinger nye produkter skal oprettes med. (Om nye produkter må oprettes eller ej, styres under ordre-indstillinger)
• Taxable group: Vælg, hvilken momsgruppe, der skal sættes på momspligtige varer
• Non taxable group: Vælg, hvilken momsgruppe, der skal sættes på ikke-momspligtige varer
• Enable product update: Aktiver for at tillade opdatering af eksisterende produkter i Billy-regnskabet.
Produkt-opdatering aktiverer følgende indstillinger:
• [Product fields to update]: Vælg, hvilke felter på produktet, der må opdateres.
Sæt Billy-indstillinger: Ordrer
Indstillingerne gælder for ordrer, der oprettes i regnskabet.
• Shipping SKU: Vælg, hvilket varenummer der skal tilskrives linjer med fragt fra webshoppen. Denne skal udfyldes, hvis der fremgår fragt eller levering på ordren, da en ordrelinje uden varenummer vil få oprettelsen af fakturaen i regnskabet til at fejle. Varenumre for fragt skal være oprettet manuelt i Billy.
• Non taxable sales / Momsfrie salg: Vælg fragtnummer for fragt uden moms. (Bemærk, at fragt til 0 kr. betragtes for varer uden moms. Hvis du ikke sælger fragt uden moms, kan du derfor med fordel indsætte fragtnummer for fragt inkl. moms her.)
• Discount SKU: Vælg, hvilket varenummer der skal bruges til varelinjer med rabat.
• Payment fee SKU: Vælg, hvilket varenummer der skal bruges til varelinjer med gebyrer.
• Add order number to invoice: Aktiver denne for at tilføje webshop-ordrenummeret til fakturaer, der oprettes i Billy. Husk at aktivere denne indstilling i Billy. Dette gøres i Billy -> Indstillinger -> Programindstillinger -> Aktiver ‘Vis ordrenr,-felt på fakturaer‘.
• Auto create missing products (anbefalet): Aktiver denne, hvis du ønsker at oprette produkter, der ikke allerede eksisterer i regnskabet. Integrationen tjekker ud fra varenummeret, om produktet allerede eksisterer.
• Allow order update (anbefalet): Aktiver denne for at tillade ordrer at blive opdateret, hvis der sker ændringer på ordren i webshoppen. (Bogførte ordrer opdateres ikke)
• Book invoice: Aktiver denne for automatisk at bogføre dine fakturaer i Billy. Bemærk, vi fraråder aktivering af denne funktion, før du har testet overførslen med fakturakladder og er tilfreds med resultatet.
Automatisk bogføring af faktura aktiverer følgende indstillinger:
• [E-mail invoice]: Aktiver denne for automatisk at sende en faktura til dine kunder. Herunder vil du skulle udfylde et standard emnefelt og tekst til mailen, der sender til dine kunder.
• [Registrer betaling]: Aktiver denne for automatisk at registrere fakturaen som betalt. Herunder vil du skulle vælge, hvilken standardkonto betalingen skal registreres på.
Vi anbefaler, at automatisk bogførelse af fakturaer først aktiveres, når du har testet integrationen af og er tilfreds med resultatet for overførslen.
Sæt Billy-indstillinger: Kreditnotaer
Denne indstilling vises kun, hvis du har valgt et flow med overførsel af kreditnotaer.
• Refund SKU: Ønsker du at overføre kreditnotaer, hvor der krediteres et frit beløb (ikke returnering af vare) kommer dette på webshop-ordren til at fremgå som en varelinje uden varenummer. Her kan du angive, hvilket varenummer, der skal tilskrives varelinjen for det refunderede beløb. Dette varenummer skal være oprettet i Billy-regnskabet.
Sæt Billy-indstillinger: Kunder
Customer settings bruges til at angive, hvordan kunder skal synkroniseres med regnskabet.
• Sync customer on: Vælg, hvilket felt der skal bruges til at checke, om kunden allerede eksisterer i Billy-regnskabet.
Forbind Magento 2-modul
Her forbindes Magento 2 med en API-nøgle.
• Indsæt Shop URL (inkl. https://)
• Access token: Dette er nøglen, der giver den nødvendige adgang til din Magento 2.
Herunder er beskrevet, hvordan du genererer en API-nøgle i Magento 2.
Tilføj en ny API-nøgle:
• Åbn en ny fane
• Gå til Magento 2 / System / Extensions / Integrations
• I dette vindue vælges Add New Integration
Integration info:
• Navngiv nøglen. Dette kan f.eks. være “IEX API-nøgle”
• Email, Callback URL og Identity link URL kan du lade forblive uudfyldte.
• Indtast dit password i nederste felt Current User Identity Verification.
API:
• Under Ressource Access vælg All
• Listen af tilladelser vil vises. Tryk Allow for at acceptere.
• Tryk Save for at gemme
Den nyoprettede nøgle vil nu fremgå på oversigten.
• Tryk på nøglens navn for at få vist Tokens.
• Kopier nøglen, der hedder Access token
• Gå tilbage til IEX vinduet og indsæt Access token
• Tryk Connect for at forbinde Magento 2-webshoppen til IEX.
Sæt Magento 2-indstillinger
Site settings:
• Shop URL: Udfyldes automatisk med dit domæne. Undlad at ændre på dette.
• Store: Vælg, hvilket Store-view, indstillingerne skal være gældende for.
• Taxes included: Aktiver denne, hvis priserne i din webshop er lagt ind med momsen inkluderet.
• Default tax country: Angiv, hvad der er sat som standard momsland i webshoppen.
Order settings:
• Order status to transfer: Angiv på hvilke ordrestadie, dine ordrer skal overføres fra webshoppen til regnskabet.
Product settings:
Dette sæt indstillinger vises kun, hvis du har valgt et flow, hvor der sendes produktoprettelser ind i din Magento 2-webshop. Dette bruges typisk i integrationer med kasseapparater.
• Set prices incl. tax: Aktiver denne for at inkludere moms i prisen på den vare, der oprettes i webshoppen
• Enable product create: Aktiver for at tillade oprettelse af produkter
• Create products as published: Aktiver for automatisk at udgive (offentliggøre) nyoprettede produkter.
• Attribute set: Der kan vælges at bruge custom felter til oprettelse af nye produkter. I så fald, kan der her angives, hvilket attribute set, der skal bruges.
• Color field: Vælg, hvilket felt der bruges til at angive farve.
• Size field: Vælg, hvilket felt der bruges til at angive størrelse.
• Enable product update: Aktiver for at tillade opdatering af produkter
• [Product fields to update]: Kryds af, hvilke produktfelter der må opdateres.
Automatisk håndtering af krediteringer
For at aktivere overførslen af kreditnotaer / refunderinger, skal du gå til Connections / Forbindelser og aktivere forbindelsen med typen: creditNote
Derefter håndteres krediteringen automatisk i regnskabet, efter at kreditnotaen / refund er oprettet i webshoppen.
Hvis denne ikke eksisterer, skal du kontakte IEX support, som kan tilføje den for dig. Obs: Håndtering af krediteringer er ikke tilgængeligt på Startup-abonnementer.
Indtast betalingskort
Opsætningen er nu næsten færdig.
Du kan med fordel indtaste dine kort-oplysninger og lette faktureringen.
Aktiver integration
For at aktivere integrationen, skal du gå til:
– Indstillinger / Integrationsindstillinger: Aktiver på switchen og tryk GEM
Du kan teste integration ved at oprette en test-ordre i din webshop / abonnementssystem, og derefter tjekke om ordren/fakturaen er oprettet rigtigt i regnskabet.
Dashboard overblik
Dette er en overordnet guide til anvendelse af IEX version 3-dashboardet.
Bemærk, at screenshots kan vise et andre systemer end din pågældende integration, men den overordnede funktionalitet er den samme.
Connections / Forbindelser
Dette vindue viser, hvilke forbindelser der er sat op på integrationen, og hvorvidt de er aktive. Du kan selv aktivere og deaktivere forbindelser individuelt.
Schedule settings / Kørselsindstillinger
Her vises oversigten over faste kørsler (jobs), hvornår de sidst er kørt, og hvornår de kører næste gang.
Vær opmærksom på, at når der bruges webhooks, der løbende registrerer ændringer, vil der ikke fremgå et job for de enkelte forbindelser.
Subscription / Abonnement
Her finder du overblik over dit abonnement, dine faktureringsoplysninger og dine fakturaer. Her kan du også ændre dit abonnement.
Har du opbrugt de inkluderede ordrer på dit abonnement, er det også her, at du kan tanke flere ordrer op.
Settings / Indstillinger
Her finder du de overordnede indstillinger gældende for hele integrationen.
Det er her, at du kan aktivere / deaktivere hele integrationen på én gang. Hvis der ikke overføres noget, bør du indledningsvis tjekke, om integrationen er aktiv her.
Du kan også deaktivere de dine moduler enkeltvis, hvis du skulle have brug for det – f.eks. hvis du er i gang med at teste.
Log
Her finder du loggen over alt, hvad der er overført med integrationen.
Brug denne i fejlsøgning, hvis du f.eks. mangler en ordre.
Foldes en overførsel ud, kan du se den overførte data i originalformat og i modtagersystemets format.
Ved indstillingerne til dit regnskab, kan du også se en særskilt log kaldet Order information, der viser, hvilke ordrer der er registreret i regnskabet.
